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Guía de herramientas básicas para habilitar el Trabajo Remoto

Posted by Equipo de Awtana on 17-mar-2020 13:11:21

In tecnología, ventas, emprendimiento, emailing, leads, WhatsApp, crm, coronavirus, teletrabajo, trabajoremoto, covid-19, multicanal

 

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A pesar de que el mundo comienza a ver la luz al final del túnel con los efectos de la pandemia, seguimos a expensas de las estadísticas de contagios, las medidas de los gobiernos y las estrategias de vacunación que están siendo administradas en varios países. Lo único que es seguro, es que el futuro sigue siendo incierto respecto a las consecuencias de distanciamiento social, pues el más optimista de los pronósticos asegura que las mascarillas y la imposibilidad de tener convivencia en lugares cerrados serán medidas que seguirán vigentes  a lo largo del 2021.

Lamentablemente mucho del daño hecho es incorregible y ha terminado con millones de empresas  a lo largo de globo. Sin importar la calidad de sus productos o servicios, la falta de capacidad para seguir operando con las medidas establecidas para cuidarnos del COVID-19, destrozaron su economía y desaparecieron millones de empleos, enterraron años de trabajo y confirmaron que las empresas más susceptibles a prosperar, no son las más grandes o poderosas, sino las más flexibles y dinámicas. Empresas capaces de adaptarse rápidamente a los cambios.

 

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La tecnología empodera a las organizaciones, las dota de transparencia en su operación y automatizaciones para trazar procesos, medirlos, les permite comprobar la eficacia de sus estrategias y lo más importante, permite centralizar comunicaciones y acciones de manera transversal, de tal manera que cualquier cambio o ajuste se puede realizar rápidamente y obedeciendo datos concisos y evidentes para las gerencias.

¿Sabías que las únicas empresas que sobrevivieron y crecieron durante el año 2020 fueron aquellas que disponían de un CRM en la nube, lo cual que permitió a sus colaboradores seguir operando desde cualquier parte?

¿Qué podemos hacer en este punto? 

 

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La resistencia al cambio es una constante en cualquier industria, empresa o país. El ser humano es un "animal de costumbres" pero cuando el status quo pone en riesgo la supervivencia de nuestra forma de vida, podemos y debemos ajustarnos, adaptarnos y evolucionar. De la misma manera el uso de la tecnología como eje de nuestra actividad económica es una obligación en estos tiempos. Pues inclusive con el COVID-19 controlado, son pocas las empresas y los empleados que están dispuestos a retomar las rutinas anteriores que los obligaban a gastar horas de su tiempo transportándose a la oficina, o gastando un gran porcentaje de su sueldo en restaurantes o comida rápida imposibilitados a regresar a casa para comer.

Una encuesta del Future Forum Research reveló que el 72% de los colaboradores que trabajan en oficinas con puestos que requieren conocimientos especializados desean cambiar su forma de trabajo a un híbrido entre el trabajo remoto y la oficina.

 

¿Por dónde comienzo a habilitar mi negocio al trabajo remoto?

El primer paso y el más importante es tomar la decisión. Lo que sigue es generar un plan de trabajo, donde podamos plasmar los siguientes aspectos básicos que nos ayudarán a determinar el camino a seguir para digitalizar nuestra operación.

 

1) Establecer objetivos claros, numéricos, alcanzables, ambiciosos y con una línea de tiempo.

2) Crear un diagrama del flujo de operación actual que tenemos y comenzar a seleccionar las tareas, equipos y usuarios que vamos a habilitar con la tecnología. Si bien este es el inicio de una digitalización completa del negocio, se puede comenzar con los equipos nucleares de la organización; generalmente los equipos comerciales y de atención a cliente son habilitados como una primera etapa, ya que estos son los que tienen mayor contacto con el mercado.

3) Fijar un Presupuesto para la contratación de las herramientas. El monto calculado debe reflejar de manera realista el nivel de automatización de tareas que esperamos se puedan realizar, medir y controlar de manera remota.

Un estudio reveló que las empresas que manejan un modelo de trabajo híbrido en que se les permite a los empleados trabajar desde casa la mitad del tiempo ahorraron $11.000 dólares al año por colaborador. Mientras que los trabajadores que ejecutan sus labores con este modelo ahorran entre $2.000 y $7.000 dólares al año

 

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Guía de herramientas básicas para hablitar el trabajo remoto.

Aquí las herramientas de trabajo remoto que pueden comenzar a utilizar:

💻 Herramientas de Comunicación: 

  • Slack
  • Zoom
  • Google Meet
  • Skype

🗂️ Herramientas para organizar el trabajo:

  • Trello
  • Asana
  • Kanbanize
  • Microsoft teams

Este set de Herramientas nos permiten tener comunicación instantánea con nuestro equipo de trabajo, tener reuniones en salas virtuales, grabar la reuniones e incluso colaborar compartiendo documentos y hasta código fuente en el caso de los equipos técnicos. 

Este grupo está orientado a cómo manejamos nuestras tareas diarias, el equipo puede compartir listas de actividades, incluso aplicar metodologías ágiles creando tableros y nos permite ver el trabajo de cada uno y de los equipos involucrados en cada proyecto o set de tares.. 

🗄️ Herramientas para almacenar documentos:

  • Google Drive
  • One Drive
  • Dropbox

🔃 Herramientas para compartir documentos:

  • Wetransfer
  • Slack
  • Skype

Estas herramientas nos ayudan a guardar documentos en la nube, que luego podemos descargar en cualquier dispositivo, no importa si es tu teléfono, una tablet o tu computador tendrás los documentos disponibles siempre que los necesites y sólo necesitas conexión a internet.

En caso de no querer almacenarlos si no compartirlo estas herramientas te permiten enviar a una o varias personas un documento específico. Son mayormente usadas para esos documentos que no se pueden mandar como un adjunto en un correo por su gran tamaño.

♻️ Herramientas de Gestión de clientes

  • Hubspot
  • Pipedrive
  • Freshworks

🙌 Herramientas Adicionales

  • Wordpress
  • WooComerce
  • Shopify

Los equipos de marketing, ventas y atención al cliente pueden seguir trabajando desde casa y llevar un control de toda su gestión y sus actividades diarias con los clientes con el uso de estas herramientas, como el Sales Automation. De esta forma todos dentro de la empresa podemos estar informados de cómo va la relación con nuestros clientes y de cómo podemos apoyarlos.

En algunos casos hay empresas que todavía no tenemos página web o que no tenemos un sitio para poder vender en Internet, estas herramientas nos permiten habilitar el canal digital de forma muy sencilla y económica, lo que pudiera ser la puerta de entrada para la relación con los clientes a distancia y a la vez un espacio para la empresa poder gestionar sus actividades remotas.

 

Quiero habilitar WhatsApp para vender

 

Las medidas tomadas durante el 2020 cambiaron nuestras vidas para siempre. La destrucción de millones de negocios dará lugar a miles de emprendimientos y nuevas empresas que deberán utilizar todas las herramientas que tengan a su alcance para poder competir con organizaciones consolidadas en los diferentes rubros. En este 2021 la única manera de reducir la incertidumbre es preparar a nuestras empresas para cualquier escenario. La tecnología nos permite contar con esa previsión y nos habilita la posibilidad de prosperar adaptándonos a las nuevas circunstancias. Nunca la competencia había sido tan pareja  al momento de contar con las variables ambientales del mercado. Todo tipo de empresa es susceptible a fracasar si no se adapta a la nueva realidad, de la misma forma todo tipo de empresa es susceptible a triunfar si la logra entender y aprovechar.

        

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