¿Puede mi personal de TI implementar el CRM o necesito un especialista?

A simple vista, implementar un CRM parece ser "instalar una herramienta". En el campo, esto es un trabajo de rediseño de procesos, limpieza y gobernanza de datos, e integración de sistemas clave (ERP, telefonía, firma, BI), así como, por supuesto, la adopción real del equipo. Cuando intentas hacerlo al 100% a través de TI interno, las primeras grietas aparecen casi instantáneamente: inflación del alcance, retrasos debido a dependencias, dudas sobre la "fuente de verdad" y decisiones técnicas que sirven a necesidades técnicas y no a requisitos de negocio.

Otro error es menospreciar la preparación de datos: duplicados, formato, preparación de datos (RFC/NIT/CNPJ), moneda e impuestos por país, y catálogos inadecuados con el ERP. Si esto no se aborda antes de la migración, el CRM se convierte en una "base de datos costosa" en la que nadie confía. Lanzar una integración mal descrita a la mezcla (RT o Batch?), sin reintento o monitoreo y sin pipeline con criterios de entrada/salida: la previsión se rompe, las ventas no saben qué hacer y la gestión no tiene visibilidad.

Errores frecuentes en la integración de CRM interna

Hay varios errores que se cometen cuando las organizaciones deciden implementar un CRM internamente.

• Tiempo para obtener valor: > 90 días sin victorias rápidas claras.
• Datos sucios: >5% de duplicados, ciertos campos en blanco, IDs no estandarizados.
• Integraciones frágiles: los errores pasan desapercibidos, inventario/precios obsoletos.
• Baja adopción: actividades no documentadas, etapas infrautilizadas, previsión poco fiable.
  
  

Por qué necesitas la experiencia de tu partner certificado para hacer el trabajo

Un socio de mejores prácticas viene con guías probadas: arquitectura de datos, integración ERP↔CRM, guías basadas en roles, gobernanza (RevOps) y un plan 0–30–60–90 con KPIs. La experiencia puede ayudar a evitar la iteración "a ciegas" y cerrar el costo oculto de rehacer. También hace rápidas las partes sensibles: enrutamiento por país, multimoneda, impuestos locales, permisos e informes locales + regionales.

Awtana (una agencia de estrategia e implementación técnica con enfoque en HubSpot y ecosistema) - Diseño de Procesos + Integración + Adopción. Resultado: rápido tiempo para obtener valor, datos de buena calidad, la gestión puede hacer uso de la previsión.

¿Y si TI tiene el conocimiento para hacerlo? Modelo híbrido (recomendado)

Dejar fuera a TI es el enfoque equivocado, más bien comparte el trabajo:

• Awtana (líder de ejecución): diseño de procesos, modelo de datos, integración central (ERP/telefonía/firma/BI), guías, capacitación basada en roles, panel de KPI, endurecimiento y gobernanza.
• Parcours IT interno (sostenibilidad): seguridad/SSO, políticas, mantenimiento, despliegues, vivido, evolucionado.
• Comercial/RevOps (propietario del proceso): Si no entra la entrada, es esta persona quien define los criterios/SLA de ese pipeline, y cómo se ve el éxito allí.

Beneficios: más rápido (sin girar en círculos), transferencia de conocimiento y reducción de riesgos.

Implementación con un socio como Awtana hoja de ruta

Días 0–30

• Objetivos SMART, auditoría de datos, definición de "fuente de verdad", pipeline base con SLAs, vistas por país (MX, CO, CL, PE, BR).
• Integraciones rápidas: correo/calendario, telefonía (registros), formularios, enrutamiento geográfico.

Días 31–60

• Integración ERP (productos, listas de precios, impuestos y documentos), firma digital, primeras automatizaciones.
• Guías de roles + objeciones UTMs + nomenclaturas paneles locales + regionales.

Días 61–90

• BI ejecutivo, QA de datos continuo (deduplicación, completitud), previsión fiable, horas de oficina y coaching.
• Gobernanza - comité mensual, backlog priorizado y plan de mejora trimestral.

¿Puede TI hacerlo solo?

¿Qué hacer se TI se quiere involucrar en el proceso de implementación?

Proporciona seguridad/SSO, políticas, despliegues y soporte; cuida el modelo y mantiene la operación.

¿Qué puedo hacer para gestionar el costo y el alcance?

mplementar un CRM en B2B te permite centralizar toda la información comercial en un solo lugar y trabajar con una “fuente de la verdad” confiable. Con datos limpios y procesos estandarizados, el equipo prioriza mejor, reduce tareas manuales gracias a automatizaciones y dedica más tiempo a vender. El resultado se ve en más ventas, mejores tasas de cierre y ciclos de venta más cortos.

Además, el CRM mejora la previsibilidad del negocio: un pipeline con criterios claros por etapa eleva la precisión del forecast y facilita la toma de decisiones. También alinea Marketing, Ventas y Servicio con handoffs definidos, SLAs de respuesta y visibilidad compartida de cada cuenta y contacto. El cliente lo percibe en una experiencia más consistente, porque el equipo tiene historial 360° de llamadas, emails, reuniones y tickets.

En escenarios multipaís, el CRM se adapta a monedas, impuestos, horarios e idiomas, con permisos y vistas por territorio. Al integrarlo con ERP, telefonía/VoIP, correo/calendario, firma digital y BI, evitas cotizar con precios desactualizados, registras automáticamente la actividad y llevas reportes comerciales y financieros a un tablero ejecutivo.

Los “quick wins” llegan en semanas: vistas por país, ruteo de leads y paneles operativos que ordenan el día a día. La madurez se consolida por ciclos trimestrales, cuando ya cuentas con un forecast sólido, playbooks por rol y un gobierno de datos (RevOps) que mantiene la mejora continua.

Para comprobar el impacto, sigue KPIs claros: win rate, duración del ciclo, cobertura de pipeline (ideal ≥3× la cuota), forecast accuracy, actividad por oportunidad, completitud y duplicidad de datos, y NPS/CSAT en postventa. Con estos indicadores a la vista, sabrás qué ajustar, dónde invertir y cómo escalar.

 In-House Vs Partner especializado