Implementación de workflows para evitar la manualidad de actividades

9/11/22 15:38 | Workflow Implementación de workflows para evitar la manualidad de actividades

Dentro de toda empresa existen tareas reiterativas y rutinarias que generan bajo valor al negocio, conoce como a través de workflows puedes olvidarlas.

Tanto así, los empleados se sienten agobiados y aburridos de sus responsabilidades, quienes reducen su productividad y no logran los objetivos propuestos.

Gran parte de ellos, realizan tareas que toman bastante tiempo, pero, gracias a las implementaciones tecnológicas, existe la automatización de actividades recurrentes y pesadas para el ser humano, minimizan errores y el empleado podrá dedicar su tiempo valioso en planear cómo ejecutar la automatización mediante los workflows.

Para dar inicio, se debe tener en cuenta que la automatización es un proceso donde se utiliza la lógica mediante reglas para hacer actividades repetitivas sin que una persona las ejecute. En el momento que se haya establecido dicha configuración, el trabajo automatizado podrá realizar diferentes tareas, tales como: recordatorios, envíos de correos, promoción de productos y servicios, entre otras, logrando de esta manera que el personal de la empresa se enfoque en actividades más importantes.

La automatización de actividades dentro de una empresa mediante el establecimiento de reglas lógicas a través del uso de la tecnología se llama: Workflow. En la industria del marketing, los workflows tienen una función muy importante, puesto que, a través de esta implementación, se puede rastrear los leads y prospectos, mediante la optimización de los recursos que generen mayores ventas.

Es primordial mencionar que, los workflows tienen diferentes acciones automatizadas, las cuales se programan de acuerdo con la información de tus usuarios. Según el comportamiento que las personas tienen en Internet, esta información te podrá ayudar para enviar la información que quieres que tus usuarios tengan mediante las listas y correos electrónicos programados.

Implementación de workflows en la empresa

Para implementar un workflow en los procesos comerciales, debes tener en cuenta: cuáles serán los criterios de inscripción, qué información necesitas de tus contactos, empresas, cotizaciones y tickets y cómo se deberá actualizar la información que requieras. 

Esto lo podrás implementar en los diferentes departamentos de tu empresa:

Ventas

A través de los workflows, tus asesores podrán tener actualizada la información acerca de los nuevos leads, de igual manera, podrán hacer gestión y continuar el prospecto de venta sin que la persona pierda el interés. Adicionalmente, con los datos firmográficos y tecnológicos que tengas de las personas interesadas en tu servicio o producto, podrás poner en marcha estrategias específicas que logren concretar las ventas vía web.

Servicio al cliente

Los leads que consigas mediante internet podrán ser destinados de manera automática a la persona que designes. El líder del proceso de automatización será capaz de programar envío de notificaciones, y así mismo, se mantendrá al tanto de las reuniones que solicite un cliente o prospecto.

Marketing

Podrás volver a conectar con los leads o clientes que no hayan tenido una actividad reciente en tu sitio web, por medio de la nutrición de primeras conversaciones haciendo el envío de correos electrónicos de bienvenida y contenido valioso (blogs, e-books).

Beneficios

Los correos electrónicos automatizados mejoran a un nivel exponencial los vínculos que se tienen los leads, porque generan acercamiento a cada uno sin invertir tanto tiempo. Esta estrategia tiene un impacto positivo en el marketing digital, debido a que a través de estos correos electrónicos se podrán distribuir boletines informativos de manera masiva. 

De acuerdo con las reglas lógicas y las respuestas por parte de tus usuarios, el workflow genera unas acciones que se van a bifurcar según lo establecido por el empleado de tu empresa.

Ejemplos de automatización con workflows

  1. Suscribir a un usuario a una campaña de embudo cuando descarga un recurso de tu sitio web.

  2.  Colocar a cada cliente potencial en una etapa diferente en el embudo cuando realizan una acción en específico.

  3. Crear un nuevo ticket en el sistema cuando alguien se comunica a través de las redes sociales o el correo electrónico.

  4. Eliminar duplicados una vez que sean detectados.

  5. Eliminar candidatos de la base de datos si han estado inactivos durante un período de tiempo determinado.

  6. Tener un proceso de aprobación de gastos.

Relación de los workflows con marketing

Como lo hemos mencionado anteriormente, los workflows están destinados a optimizar el trabajo de las empresas. A continuación, podrás encontrar varias razones las cuales debes tener en cuenta para empezarlos a implementar:

Comunicación con el cliente

Lo más importante para un cliente es que la empresa resuelva sus necesidades de manera rápida. Es por esto por lo que a través de los workflows se podrá tener control de los requerimientos puesto que se generan las notificaciones de manera automática. Así mismo, servirá como herramienta para enviar a tu cliente encuestas y boletines informativos.

Envío de correos electrónicos

Los workflows te ayudarán a enviar gran cantidad de correos electrónicos los cuales no quedarán en la bandeja de spam sino en la bandeja principal de tu cliente, de esta manera no se perderá el objetivo del mensaje.

Otros de los beneficios por parte de los workflows es clasificar a tus leads de tal manera que estén a una decisión de comprar tu producto o servicio. Esto te va a ahorrar tiempo de trabajo en tus actividades diarias, de igual forma, podrás aprovechar el tiempo, puesto que tus clientes estarán pendientes de recibir noticias tuyas con un correo electrónico de agradecimiento o únicamente les gustaría recibir información de tu campaña.

La manualidad no es un mecanismo ideal para llevar a cabo las campañas de e-mail marketing y si tu empresa tiene una base de datos grande, se volverá una tarea imposible. Es por esto por lo que, al implementar un workflow esta tarea se volverá automática y únicamente deberás hacer una buena segmentación de contactos.

Para llevar a cabo la anterior actividad, deberás implementar herramientas de marketing automation, pero si usas la herramienta de workflow que HubSpot tendrás la oportunidad de personalizar y agregar criterios de segmentación y activación de acuerdo con el requerimiento que tengas en tu empresa.

¿Cómo crear un workflow de marketing automation exitoso?

A continuación, podrás encontrar 5 pasos que deberás aplicar si quieres tener éxito en tu workflow de marketing automation.

Establecer el objetivo

Este siempre deberá ser el primer paso de toda estrategia, establecer el objetivo que quieres lograr, porque así vas a fijar cuáles serán las herramientas que vas a utilizar para alcanzar tu propósito. Ten en cuenta que podrás tener gran variedad de objetivos: crear interacción con tus clientes, aumentar ventas, buscar nuevos leads, entre otras.

Analizar las ofertas de contenido

Si la creación de tu workflow se basa en tus ofertas de contenido, deberás analizar el tipo de personas que han hecho clic en los contenidos de valor (blog, e-books, llamadas a la acción). Teniendo en cuenta esta información, deberás crear contenido y enviarlo a través del workflow planteado, de esta manera aumentarás el número de leads gracias a la información propuesta.

Hacer un listado de tus contactos

Si quieres crear y fortalecer la relación con tus contactos, deberás establecer una lista inteligente de contactos que hayan tenido una relación con tu empresa. Para esto hay que tener en cuenta: clics en las publicaciones en las redes sociales, formularios y número de visitas en el sitio web.

De acuerdo con la distribución de la lista, se debe realizar un workflow de correo electrónico, así podrás aprovechar la información y que el contenido generado sea aprovechado puesto que las personas ya han interactuado con tu marca.

Contactos listos para comprar

En la creación del workflow podrás plantearte como objetivo nutrir la lista de contactos que están listos para comprar tus productos o servicios. Identifica las páginas y contenido que influyen en la conversión a las ventas, por ejemplo, podrás publicar casos de éxitos, ofertas de prueba gratis, casos de estudio.

Nueva llamada a la acción

 

Recibe a tus nuevos clientes

Una buena manera de brindar la bienvenida a tus clientes nuevos es a través de correos electrónicos masivos, dándoles a conocer el agrado de tenerlos como tus clientes. Estos correos puedes segmentarlos a través de un workflow, determinando cada grupo por características especiales: edad, producto comprado, género.

Con esta información, podrás hacer un workflow para alcanzar el objetivo propuesto, pero ten en cuenta que también debes enfocarte en el contenido de valor que vas a generar para tus prospectos. HubSpot te da la herramienta de workflows para que su creación sea eficiente y se segmente la información de acuerdo con tu necesidad.

HubSpot brinda la oportunidad a las empresas de optimizar los procesos que realizan todos los departamentos de tu empresa a través de una sola plataforma. Por esta razón, es una de las herramientas más completas para utilizar la automatización mediante workflows, lo que genera ordenar todos los procesos evitando inconvenientes entre las tareas a realizar en las áreas.

Finalmente, HubSpobuyt es una plataforma ideal para compañías que están en crecimiento y aún no han tenido la oportunidad de automatizar procesos y para empresas que ya tienen los procesos definidos. Inicia con una suscripción inicial y a medida que empiecen a verificar las necesidades que tienen los procesos podrás adaptarla según lo requerido.

Awtana Team

Escrito por: Awtana Team