El prospecto es la unidad de toda venta. Un prospecto o lead interesado es un activo invaluable para un equipo comercial.
¿Sabes cuánto cuesta obtener información de una persona que esté interesada en comprar tus productos y servicios?
En la actualidad uno de los principales costos dentro de las empresas, son aquellos destinados a la atracción de segmentos de mercado que encajen con las características de nuestros compradores. Campañas de publicidad en medios masivos, promociones, comunidades en redes sociales, inversión en google ads, estos son algunas de las variables del mix de los departamentos de marketing para atraer prospectos a nuestras empresas.
Las inversiones no solamente son los recursos económicos, sino el tiempo que tardamos en alcanzar un prospecto, atraerlo a nuestros contenidos, realizar intercambios de información que permitan calificarlo y finalmente activar a nuestro departamento de ventas para comenzar la oferta directa de nuestros productos o servicios.
¿Qué tanto explota tu proceso comercial a cada uno de sus prospectos?
Como sabemos, no todos los leads o prospectos que llegan al departamento comercial se convierten en cierres ganados, pero eso no quiere decir que no sean activos importantísimos para nuestros objetivos de venta. Un lead que no está listo para comprar, es como un fruto sin madurar. Tal vez no podamos sacarle provecho hoy, pero el tiempo y un proceso de maduración de oportunidad (nurturing) brindarán a nuestros ejecutivos una segunda, tercera o cuarta oportunidad de vender a un cliente más.
Inclusive un prospecto que nunca nos compre, puede ser un activo para el departamento comercial. Existen contactos en nuestra base de datos, que por diferentes circunstancias (económicas, industriales, geograficas, culturales) nunca serán nuestros clientes, pero eso no quiere decir que no puedan referirnos nuevos prospectos y oportunidades de negocio, sobre todo si nuestro proceso comercial continua intercambiando información valiosa de manera cotidiana.
¿Cuántas veces contactas a un prospecto antes de calificarlo como no interesado o apto para la compra?
En la actualidad la mayoría de las empresas tienen CRM´s con flujos de procesos, por los cuales todos los contactos de su base de datos van avanzando, esperando señales de interés para ser derivados a los ejecutivos comerciales o dirigidos a las plataformas donde puedan realizar sus compras. Un prospecto debiese recibir información valiosa de nuestra oferta de mercado de manera constante, este proceso debe de ser periódico, abordar todas las características particulares de nuestros productos o servicios y ejemplificar de manera clara y sincera los resultados que esperamos entregar al preferir nuestra propuesta. Aceptando que las estadísticas varían por industria, en promedio un lead interesado en conocer más aspectos y detalles de nuestra oferta comercial debiese ser contactado por un ejecutivo o un miembro del equipo comercial al menos 5 veces en un periodo no mayor de 8 semanas. Estos intentos deben renovarse y ejecutarse de manera sistemática cada vez que un lead avance de etapa (hasta 5 insistencias para agendar reunión de presentación, 5 insistencias para dar seguimiento a propuesta comercial, 5 insistencias para seguimiento a firma de contrato)
Suena interesante, pero... ¿Cómo armar un proceso de esta envergadura con recursos limitados?
Cuatro palabras; Herramientas de Sales Automation. Un sistema bien implementado puede garantizar que una base de datos, del tamaño que sea, sea tratada de manera estandarizada, logrando la optimización de tus contactos, prospectos y leads calificados para que sean aprovechados de manera eficiente y permanente sin quitar tiempo valioso al equipo de ventas.
Algunas de las funcionalidades de las herramientas de Sales Automation:
Información completa de cada contacto.- Las herramientas de Sales Automation poseen la capacidad de recibir toda la información de tu base de datos actual de manera rápida y sencilla, bastará con que la tengas almacenada en un Excell y la migres. Además registrará de manera automatica todo la información nueva que se vaya obteniendo conforme el proceso comercial avanza.
Historia y bitácora de actividades de mi equipo.- De la misma forma que con la información del contacto, todas las actividades de nuestro equipo quedarán asentadas en el sistema, permitiéndonos medir desempeño, número y tipo de actividades y sus resultados.
Indicadores de Empresa e industria.- El registro masivo de información de nuestros sistema de sales automation, permitirá agrupar negocios, contactos y otros datos por industria, permitiendo analizar segmentos completos y crear procesos y estrategias particulares para cada uno.
Automatización de contactos, asignación de tareas y otras actividades comerciales.- Los equipos implementadores podrán crear procesos automatizados que garanticen la contactabilidad de todos los registros de la base de datos dependiendo de su etapa en el proceso comercial. Aunque el nivel de independencia de proceso varía de herramienta en herramienta, se pretende que las automatizaciones se encarguen por completo de las actividades repetitivas que no ejerzan un valor agregado.
Estandarización de procesos.- Una herramienta de sales automation bien estructurada garantiza que todos los leads reciban una gestión de calidad comprobada y garantizada sin importar el ejecutivo, la sucursal, la región o país que la otorgue. De la misma forma, los procesos controlados son capaces de especializarse y optimizarse constantemente.
Métricas y ajustes de proceso.- La capacidad de registrar todas las actividades, interacciones y resultados del proceso comercial, permiten medir el desempeño de la estrategia y realizar los ajustes necesarios con datos tangibles. Inclusive si cada miembro del equipo hace Home office.
Seguimiento a interacciones con correos y otros medios.- La gran mayoría de las herramientas de Sales Automation permite rastrear las interacciones que tienen los prospectos y clientes con los medios de comunicación que los ejecutivos utilizan para avanzar en el proceso (correos, publicaciones en web, blogs)
Integración con otras herramientas.- Tienen la capacidad de integración con otro tipo de soluciones (ERP, E-commerce, POV, Mesa de Ayuda) permitiendo la optimización del proceso completo.
La tecnología disponible para la eficiencia de los procesos comerciales está creciendo cada día más, herramientas como HubSpot tiene módulos integrados de Ventas, Marketing, Atención a clientes y hasta Operaciones que permiten crear economías de escala con diferentes automatizaciones para otras áreas de negocio, que crean sinergia operativa .
Precios accesibles, implementación en plazos cortos y herramientas de fácil uso son piezas básicas para retomar los mercados y recuperar el terreno perdido por la crisis de los últimos meses. Las soluciones de Sales Automation ya no son un lujo, son el medio más eficaz para cumplir los objetivos comerciales en el era moderna.
